В период отпусков, особенно летом, перед работодателями встает серьезная проблема. С одной стороны, они не имеют права удерживать сотрудников на рабочих местах, когда те уходят в отпуск, в соответствии с графиком. С другой – предприятие должно продолжать работу без задержек и снижения темпов производства. Для этого работодатели прибегают к практике возложения обязанностей на других сотрудников, на основании соответствующих приказов.
Основания для возложения обязанностей на другого сотрудника
Работник предприятия не всегда отсутствует на рабочем месте исключительно по причине ежегодного отпуска.
Уважительные причины для отсутствия на работе:
- травма, болезнь сотрудника или его ребенка/недееспособного родственника;
- служебная командировка;
- ежегодный или декретный отпуск;
- прохождение обязательного медицинского осмотра;
- форс-мажорные обстоятельства:
- поломка в сфере коммунальных услуг, устранение которой требует присутствия гражданина;
- ДТП, произошедшее с участием сотрудника;
- природные факторы: наводнение, гололед, ураган;
- эпидемия в населенном пункте, приведшая к обязательной вакцинации;
- для работников, находящихся за границей – задержка обратного рейса;
- участие в государственных процессах;
- задержка выдачи заработной платы в течение более чем 15 дней;
- семейное событие: свадьба, рождение ребенка или смерть родственника.
Но даже если у сотрудника нет уважительных причин для продолжительного отсутствия на работе, работодателю придется прибегнуть к процедуре перепоручения должностных обязанностей отсутствующего, чтобы не допустить нарушений или задержек в производственном процессе.
Варианты перепоручения обязанностей другому сотруднику:
- Замещение;
- Внутреннее совместительство;
- Временный перевод.
У каждого из вышеперечисленных вариантов замещения имеется ряд особенностей, которые касаются порядка выполнения и оплаты дополнительных обязанностей.
Если осуществляется замещение, работодатель должен внести дополнительные пункты в трудовой договор. При этом сотрудник, работая в течение дня, выполняет и свои прямые обязанности, и те, что должен был выполнять отсутствующий. Оплачиваются они в соответствии с соглашением, заключенным между сторонами. В трудовую книжку дополнительных записей не вносится.
При внутреннем совместительстве, сотрудник должен выполнять новые обязанности вне рабочего времени, но не дольше 4 часов ежедневно. Это описывается в отдельно заключенном трудовом договоре. Запись в трудовой книжке появляется только при соответствующей просьбе сотрудника, а оплата внутреннего совместительства может проходить:
- в зависимости от отработанного времени;
- пропорционально выполненному объему работы;
- в соответствии с условиями заключенного трудового договора.
Временный перевод осуществляется при замене ценного сотрудника. Тогда замещающий освобождается от необходимости выполнять свои основные обязанности и должен работать на новом месте в течение всего рабочего дня. При этом никаких новых записей в трудовой книжке не появляется, а оклад меняется на соответствующий новому рабочему месту.
Что можно перепоручить?
Перепоручение обязанностей другому сотруднику – сложный вопрос. Для определенных должностей необходимы навыки и знания, которые имеются далеко не у всех коллег работника, отсутствующего на рабочем месте.
Да, для менеджера среднего звена или рядового сотрудника найти замену не трудно. А вот возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера – другой случай. У последнего, как правило, нет достаточной компетенции и опыта для данной должности.
Но кто может заменить отсутствующего руководителя? Ответ – другой представитель начальства. Чаще всего осуществляется возложение обязанностей главного бухгалтера на директора – коммерческого или генерального. Только у этих сотрудников хватает знаний и профессионального опыта, чтобы выполнять обязанности главы бухгалтерии.
Возложение обязанностей директора также может происходить только на другого представителя руководства, или доверенного сотрудника с многолетним опытом работы в этой фирме.
Оформление
Чтобы работодатель мог поручить сотруднику выполнение дополнительных обязанностей на законной основе, необходимо внесение определенных поправок в документацию фирмы. Законодательно это необязательно только при временном переводе.
Оформление договора о совмещении должностей необходимо, когда планируется выполнение работником в течение дня как его прямых обязанностей, так и дополнительных, которые исполнялись ушедшим сотрудником. Это указывается в статье 67 ТК РФ. Данный вид деятельности часто путают с совместительством, которое может осуществляться и у другого работодателя в нерабочее время.
Пошаговая инструкция по возложению на сотрудника дополнительных обязанностей:
- Подготовка должности, присутствующей в штатном расписании. При этом, если сотрудник, который ее занимает, временно отсутствует (а не уволился), именно тогда данная процедура становится совмещением;
- Согласие кандидата. На основании статьи 60.2 ТК РФ, дополнительные служебные обязанности могут быть возложены на сотрудника только при наличии его письменного согласия, которое подается или по его инициативе, или работодателем;
- Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору, которое должно включать:
вид дополнительной работы – совмещение; - Срок, в течение которого на сотрудника налагаются дополнительные полномочия и обязанности;
- Содержание дополнительных полномочий и обязанностей;
- Если совмещение происходит по инициативе сотрудника – это вносится дополнительным пунктом;
- Издание служебного приказа по личному составу фирмы. Унифицированной формы документа нет, однако, в соответствии с законодательством РФ, к нему предъявляется ряд требований. Это включает обязательные пункты, входящие в содержание приказа:
- вид дополнительной работы – совмещение;
- срок, в течение которого на сотрудника налагаются дополнительные полномочия и обязанности;
- содержание дополнительных полномочий и обязанностей;
- название дополнительной должности;
- размер вознаграждения или принцип оплаты работы по совмещению;
- дополнительные условия – если есть.
При совмещении обязанностей, оформление срочного трудового договора и бессрочного не различаются, за исключением случая, когда срок действия документа истекает позже истечения срока действия полномочий сотрудника на новой должности.
С образцом договора о совмещении обязанностей можно ознакомиться по этой ссылке.
Приказ о возложении обязанностей на время ежегодного отпуска
Когда один из сотрудников отправляется в законный ежегодный отпуск, как правило, на это место ставят одного из его коллег. Однако это возможно только после издания соответствующего приказа, который будет включать:
- причину необходимости замещения;
- перечень временных обязанностей;
- срок, в течение которого будет осуществляться замещение;
- номер приказа;
- дата издания приказа;
- подпись и печать работодателя.
Приказ о возложении обязанностей на время декретного отпуска
Декретный отпуск – один из видов отпусков, в которых работодатель не может отказать сотруднице. Но замена необходима и в этом случае, и начальство также обязано издать соответствующий приказ. Принцип его заполнения аналогичен вышеуказанному, за исключением причины – декретный отпуск (статья 255 ТК РФ).
Можно ли отказаться от выполнения чужих обязанностей?
Работодатель обладает правом предложить сотруднику приступить к выполнению чужих обязанностей, не указанных в трудовом договоре последнего. Ключевое слово — «предложить». Выдвигать требования – такого права у начальства нет. Это отдельно указывается в статье 60 ТК РФ.
По статье 379 ТК РФ, работник имеет право отказаться от исполнения дополнительных служебных обязанностей, предоставив начальству соответствующее заявление в свободной форме.
Если же сотруднику навязывается дополнительная работа, он вправе обратиться в мировой суд или трудовую инспекцию, для защиты своих прав.
Как оплачивается замещение должностей?
Размер оплаты дополнительной работы зависит от ряда факторов, включая ее сложность, уровень ответственности, наличие или отсутствие различий с постоянной должностью работника.
Если суть процедуры заключается в переводе на более сложную работу, то оклад сотрудника должен вырасти. Но когда перепоручение должностных обязанностей приводит к переводу на более легкую работу – размер выплат уменьшается. А если сотрудник занимает сразу две должности, работодатель обязан ему доплачивать.
