Унифицированной, единой для всех регионов РФ формы справок о доходах, которые выдают работнику по месту работы, не предусмотрено. Однако существует ряд требований, которые должны быть соблюдены в любом населенном пункте.
Необходимый минимум сведений в справке
Стандартный набор информации должен быть следующего содержания:
- правильное с юридической точки зрения наименование предприятия;
- дата выдачи справки;
- ФИО работника, на которого оформляется документ, касающийся доходов;
- должность работника, соответствующая записи в трудовой книжке;
- период (последние три месяца), за который будут взяты данные для расчетов;
- период, в течение которого сотрудник оформлен на данном предприятии.
В случае совмещения работы собираются справки отдельно с каждого места.
Тонкости расчетов доходной части
Доходы должны иметь «расшифровку», то есть указания, какие доходы имелись в виду. Это могут быть зарплата и всякого рода пособия.
Заработная плата учитывается в доходах того месяца, в котором она фактически выплачена. Если справка оформляется во время декретного отпуска, больничного или очередного отпуска, когда за длительный период выплата происходит один раз, полученная сумма разбивается помесячно. По месяцам разбивается и премия, если она получена за период, превышающий один месяц.
Сумма всех доходов рассчитывается до исчисления вычета НДФЛ. Основанием для выдачи справки (подтверждение доходов) служат лицевой счет, плюс расчетные ведомости.
Алименты, выплаченные работником, из доходов исключают, этот факт должен быть отображен в справке.
Формализация оформления
С учетом того, что нет четко определенного формата оформления, в шапке документа отобразить ИНН, КПП, ОГРН, юридический, физический адреса, телефон предприятия. Иногда достаточно бывает углового штампа с теми же данными.
Справка, как другой аналогичный документ, без круглой печати организации не действительна, а также без подписи (факсимиле) руководителя. Документ заверяет дополнительно глав. бухгалтер либо бухгалтер, если таковой есть. В противном случае добавить запись примерно такого содержания: «должность бухгалтера (главного бухгалтера) в штатном расписании … (название предприятия) не предусмотрена».
У справки должен быть исходящий номер, дата, для каких целей (в какую организацию) выдается документ. Справки, в том числе и о доходах работника, оформляются сотрудниками отдела кадров или бухгалтерии.
В соответствии с организацией внутреннего документооборота от работника может потребоваться заявление на выдачу справки в свободной форме либо по предоставленному образцу. По закону для составления и выдачи справки о доходах отведено три рабочих дня.
Организация не имеет права отказывать в выдаче таких справок даже в том случае, если человек давно уволился, но это место работы значится в его стаже последним.
Бланки справок
С развитием интернета многие учреждения на своих сайтах выкладывают полную информацию о том, как заполнить тот или иной документ, либо бланки в той форме, в какой они утверждены в данном регионе или локально в учреждении.
