Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018

Часто работнику требует использовать личный автомобиль для потребностей организации. В свою очередь организация должна выплатить возмещение. Следует поинтересоваться, как оформить компенсацию и возместить свой расход.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях: как оформить, образец

В соответствии к статье 188 ТК РФ каждый работник, используя свое имущество и транспорт в работе, имеет право, чтобы ему была выплачена:

  • Компенсация за износ, известная как амортизация;
  • Возмещение расходов в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

Работодатель может предусмотреть возмещение средств, прописав его в трудовой договор. В другом случае возмещение затрат может осуществляться руководителем по отдельному договору или доп соглашению. Этот документ нужно оформлять вне зависимости от того, какое имущество было задействовано. Заключение договора должно включать условия возмещения и учитывать данные обеих сторон, например, марку машины, инициалы работника, код договора, год и дата его заключения, и прочую информацию. Если использовать пример для заполнения, можно составить бланк, чтобы заключить дополнительный договор о возмещении. Образец можно абсолютно безвозмездно скачать в интернете.

Сотрудник, который предоставляет свой транспортный объект для рабочих целей, должен увидеть в соглашении срок действия, порядок расчета, условия и обязанности сторон. Чтобы узнать, как правильно заключать договор, используются универсальные образцы. В блоке обязанностей перед сотрудником должно быть постановление о том, как выплачивается компенсация, и какой ее размер.

Постановление организации

Когда происходит оформление возмещения, требуется составить приказ о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Этот приказ готовится директором организации в подтверждение к соглашению. Такой акт будет определять актуальность составленных документов и станет основанием, по которому будут выплачивать средства.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018: размер

В договоре указывается норма на списание бензина или сумма, на которую осуществляется заправка. Проводится расчёт, по которому оформится выплата расходов за ГСМ. Если технический стан транспортного средства ухудшился, когда выполнялось служебное задание, должна быть доплата. В некоторых случаях кроме ГСМ и износа может происходить дополнительная оплата. Например, если в настоящее время работник постоянно работает на машине, он может предоставить отчет по работе и путевой лист, чтобы получить более крупное возмещение. Либо если в машине износились детали или перегорела проводка, можно потребовать оплату ремонтных работ.

Расчет при УСН

Даже разовое возмещение подлежит вычету НДФЛ. Кодекс ФСС содержит положение, следуя которому налогообложение относится к любой прибыли, включая компенсацию. Поэтому нельзя допускать неуплаты налога. В случае безвозмездного использования авто для служебных целей о прибыли не говорится, и на такой случай налог не уплачивается. Подобных образом компенсация берется на учет и в других странах, включая РК.

Заявление

Чтобы оформить возмещение, не предусмотренное трудовым договором, работник должен подать заявление. Записка от работника с подписью и подтверждением, что именно служебка стала причиной понесенных расходов, становится основанием для оформления компенсации. В противном случае работодателю грозит ответственность, ведь интересы работника защищает трудовой кодекс, Минфин и статья УК.

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

При наличии договора на использование своего автомобиля в служебных целях можно списать ГСМ в пределах нормы, которая указана в условиях соглашения. Если производится аренда автомобиля, то происходит списание полной суммы ГСМ. В этом случае работник является арендодателем своего автомобиля, и организация должна оплачивать понесенные расходы. Такой способ расчета недостаточно неэффективный, ведь работник использует свою машину и в нерабочее время. Но в силу своих преимуществ, часто оформляется именно аренда автомобиля.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
В тему:  Выписка из ЕГРЮЛ бесплатно сайт налоговой
  • 7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • 7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • 7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.