Образец приказа об утверждении штатного расписания

Среди документации предприятия, одним из важнейших документов является штатное расписание. В нем указываются обязанности сотрудников, план работы, порядок контроля за трудовой деятельностью, и многое другое. Индивидуальные предприниматели редко оформляют этот документ, за ненадобностью.

Но, на крупных предприятиях его наличие жизненно необходимо. Иначе у начальства не будет возможности эффективно регулировать деятельность фирмы. Порядок и правила оформления штатного расписания – далее в статье.

Что такое штатное расписание?

Как уже говорилось выше, штатное расписание необходимо, в первую очередь, крупным организациям с многочисленным штатом сотрудников. Без этого документа у работодателя не будет возможности оперативно отслеживать и регулировать трудовую деятельность на предприятии.

Назначение

Целевое назначение штатного расписания – сформировать штатную структуру и численность организации в соответствии с трудовым законодательством и уставом фирмы. Это выполняется за счет внесения в документ данных о составе отделов, членах правления, руководителях и т.д.

Как правило, для утверждения документа используют унифицированную форму Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России.

Для работодателя этот документ остается основным инструментом для контроля за штатной структурой организации, ее качественным и количественным составом, размерами заработной платы, и т.д. А, при расширении фирмы или увольнении отдельных сотрудников, штатное расписание облегчает процедуру подбора персонала.

Процедура утверждения штатного расписания

При составлении и утверждении штатного расписания, необходимо последовательное выполнение следующей процедуры:

  • Издание приказа о составлении документа. Осуществляется работодателем, директором или руководителем отдела кадров;
  • Регистрация приказа. В журнал регистрации изданных на предприятии распоряжений и приказов вносится соответствующая запись;
  • Ознакомление с содержанием приказа всех заинтересованных лиц. Перечень включает как руководящий состав фирмы, так и рядовых сотрудников;
  • Изучение общей штатной структуры компании. Сотрудник, который занимается составлением расписания, должен внимательно изучить устав фирмы и трудовое законодательство, и оформлять документ на их основе;
  • Оформление документа. В содержании документа должны присутствовать наименования всех отделов, структурных подразделений и должностей компании. Очередность зависит от степени важности отдела. Первой записывается администрация организации;
  • Согласование документа. После заполнения унифицированной формы документа Т-3, с ней должны ознакомиться все члены руководства организации. Если они одобрят данный проект, документ согласовывается с начальником отдела кадров и главным бухгалтером, которые ставят на штатном расписании свои подписи;
  • Издание приказа об утверждении документа. В форме Т-3 присутствует графа «Утверждено», где проставляется дата и номер приказа, утвердившего штатное расписание;
  • Регистрация приказа в соответствующем журнале. В журнал регистрации изданных на предприятии распоряжений и приказов вносится соответствующая запись.
В тему:  Жалоба на постановление по делу об административном правонарушении образец

Утверждается штатное расписание непосредственным руководителем организации. Генеральным директором, работодателем, индивидуальным предпринимателем – неважно.

Возникла проблема? Позвоните юристу:
  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.

Срок

Точных сроков утверждения штатного расписания не имеется. Большинство работодателей вносят в него изменения ежегодно. Если предприятие крупное, отдел кадров может подготовить документ на несколько лет (редко больше пяти), но, при использовании для утверждения унифицированной формы Т-3, штатное расписание оформляется только на один год.

В трудовом законодательстве РФ нет определенных требований к дате утверждения, но, чаще всего, это – конец рабочего года. То есть – 10-15 декабря.

Приказ

После того, как представители бухгалтерии или отдела кадров составят документ, руководитель предприятия должен с ним ознакомиться и издать приказ об утверждении штатного расписания в свободной форме или используя унифицированную – Т-3, бланк которой можно скачать по этой ссылке.

При составлении приказа в свободной форме, в него необходимо внести следующую информацию:

  • Наименование организации;
  • Юридический адрес головного офиса;
  • Номер приказа;
  • Дата издания приказа;
  • Данные руководителя: ФИО, занимаемый пост и подпись;
  • Данные служащих, ознакомленных с содержанием приказа: ФИО, должности и подписи;
  • Численность штата;
  • Месячный фонд зарплаты служащих;
  • Дата, когда новое штатное расписание вступило в силу;
  • Данные лица, ответственного за выполнение приказа: ФИО и занимаемая должность;
  • Объем утвержденного документа в стандартных листах А4 или Letter.

Образец приказа об утверждении штатного расписания можно скачать здесь.

Внесение изменений: основания, оформление

Если в течение года на фирме происходят определенные изменения, это приводит к внеочередному внесению поправок и дополнений в штатное расписание. Наиболее распространенные причины для этого:

  • исключение одной или нескольких должностей;
  • реорганизация или роспуск подразделений или отделов фирмы;
  • появление новых должностей, связанное с расширением объемов производства или спектра предоставляемых компанией услуг;
  • увеличение или уменьшение размера заработных плат сотрудников;
  • изменение наименований должностей и подразделений/отделов организации.
В тему:  Порядок заключения и расторжения срочного трудового договора

Стоит учесть, что работодатель, в соответствии с последней редакцией федерального закона № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», обязан каждый месяц предоставлять информацию о наличии свободных вакансий в Центр Занятости Населения.

Порядок и особенности процедуры зависят от серьезности вносимых изменений:

  • При небольших поправках: корректировка действующего документа, для которой издается приказ о внесении изменений в штатное расписание;
  • При серьезных изменениях: внеочередное оформление и утверждение приказом нового документа.

В каждом из случаев очень важно правильно оформить приказы. В противном случае, при выявлении нарушений, новое штатное расписание будет признано недействительным, а руководителя и всех причастных лиц могут привлечь к административной ответственности.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.